Programul de Vecinatate Romania - Serbia

Activitatea nr. 8:
Înfiinţarea, amenajarea şi operaţionalizarea Centrului Transfrontalier de Hosting şi Sprijin în Afaceri. Găzduirea primei serii de beneficiari.

Descrierea activităţii:
Prin această activitate se urmăreşte elaborarea, discutarea şi punerea de acord între partenerii de proiect român şi sarbi a cadrului juridic de înfiinţare şi funcţionare a noii organizaţii-suport pentru mediul de afaceri, cu denumirea de Centrul Transfrontalier de Hosting şi Sprijin în Afaceri.
În acest scop, se va supune discuţiilor şi deciziei din partea organizaţiilor partenere de proiect, inclusiv pe baza concluziilor Studiului realizat în cadrul activităţii nr. 4: structura organizatorică, atribuţiile, regulamentul cadru de organizare şi funcţionare, încadrarea cu personal voluntar sau plătit, costurile de funcţionare a Centrului şi sursele de finanţare a acestuia pe termen mediu.
Activitatea va fi desfăşurată, în principal, de către un colectiv mixt de specialişti inclusiv din cadrul echipei de proiect, numit de către coordonatorul de proiect. Colectivul va avea în componenţă asistenţii manager de proiect şi câte un consultant jurist, din partea fiecărui partener. Vor fi implicate şi organizaţiile asociate la prezentul proiect, precum şi Grupul de consultare şi planning.
Colectivul va analiza stadiul actual al legislaţiei şi al reglementărilor instituţionale proprii ale partenerilor, concluziile Studiului efectuat în cazul activităţii nr. 4, şi va elabora propuneri privind cadrul juridic de înfiinţare, funcţionare şi susţinere a noii organizaţii regionale transfrontaliere.
În acest scop, şeful de colectiv (din partea partenerului roman), va stabili un program de activitate a colectivului, cu sarcini şi responsabilităţi precise pentru fiecare membru al său. Totodată, se vor planifica 2 întâlniri între membrii colectivului, la înţelegere, în Timişoara şi Pancevo-Alibunar. Cu aceste ocazii se vor viziona incintele propuse pentru amenajare şi se vor pune de acord materialele intermediare şi finale, care vor fi supuse aprobării conducerilor organizaţiilor partenere.
Prin adoptarea, de comun acord, a hotărârilor de înfiinţare şi asigurare a funcţionării Centrului, vor fi asigurate condiţiile pentru amenajarea şi operaţionalizarea Centrului. Hotărârile luate vor fi concretizate prin amenajarea, prin regie proprie, a unor incinte existente în proprietatea solicitantului şi a celor doi parteneri, pentru a asigura servicii de hosting şi sprijin în afaceri IMM-urilor interesate să desfăşoare activităţi în zona de frontieră, şi dotarea lor cu mobilierul şi echipamentele achiziţionate ca urmare a desfăşurării activităţii nr. 5. Astfel, Camera Regională de Comerţ şi Industrie Pancevo va asigura la sediul central din Pancevo şi în cadrul Biroului său din Vârşeţ două birouri de consultanţă ce vor îndruma şi consilia atât firmele din Romania care intenţionează să-şi extindă afacerile pe piaţa sârbă (cu precădere districtul Banatul de Sud), cât şi firmele sârbe care intenţionează să facă acelaşi lucru în judeţul Timiş. Pe durata implementării proiectului, vor fi găzduite gratuit, timp de 4 luni de zile, 4 IMM-uri sârbe în Timişoara şi 2 IMM-uri româneşti în Alibunar. În condiţiile în care concluziile trase vor indica faptul că termenul de 4 luni de zile este suficient pentru „incubarea” firmelor găzduite, acest termen va fi instituţionalizat în Regulamentul Centrului, astfel că anual vor beneficia de hosting şi sprijin în afaceri cîte 12 firme sârbe şi 6 firme româneşti. În cazul în care experienţa primei serii o impune, termenul perioadei de hosting poate fi extins la 6 luni de zile.
La expirarea celor 4 luni de găzduire gratuită, cele 6 firme vor întocmi Memorii prin care vor preciza decizia lor (de a rămâne sau nu pe piaţa română/sârbă) şi o vor motiva pe larg, precizând demersurile făcute, oficialităţile şi partenerii contactaţi şi, dacă este cazul, obstacolele cu care s-au confruntat. Firmele care vor decide să plece nu vor avea nici un fel de obligaţii în afara întocmirii Memoriului amintit, iar firmele ce vor decide să activeze în continuare vor putea beneficia în continuare de anumite facilităţi oferite de Centru, în condiţiile în care vor contribui financiar, într-o formă ce va fi specificată prin regulamentul Centrului de Hosting şi contractul semnat la începerea găzduirii, la asigurarea sustenabilităţii pe termen mediu (minimum 5 ani de zile) a funcţionării Centrului. De asemenea, Centrul de Hosting din Timişoara va putea intermedia închirierea la tarife convenabile de spaţii de birou firmelor care au încheiat perioada de hosting, inclusiv spaţii de producţie special amenajate (în hale industriale proprii Fundaţiei „Ion Slavici”). Se va urmări cu prioritate realizarea de clustere în domeniile care şi-au dovedit rentabilitatea pentru firme transfrontaliere. La cerere, pe parcursul perioadei de hosting, se poate oferi cazare la tarife preferenţiabile pentru managerii/angajaţii firmelor sârbe în cadrul spaţiilor hoteliere deţinute de aplicant. În acest sens, aplicantul va oferi, pe o durată de 3 ani de zile, reduceri cu 50% a tarifelor practicate pentru spaţiile de cazare. Prin intermediul aplicantului şi al Parcului Ştiinţific şi Tehnologic TIM SCIENCE PARK, care este asociat în cadrul prezentului proiect, firmele găzduite în Timişoara vor putea beneficia, la cerere de sprijin în afaceri, constând din:

Servicii specializate :
• servicii de asistenţă în afaceri pentru inovare şi transfer tehnologic;
• servicii de cercetare-dezvoltare;
• servicii de informare tehnologică, audit tehnologic, veghe şi prognoză tehnologică;
• servicii de asistenţă şi consultanţă pentru realizarea de modele experimentale şi prototipuri;
• servicii de asistenţă şi consultanţă pentru exploatarea drepturilor de proprietate intelectuală;
• servicii de asistenţă şi consultanţă în domeniul legislativ la nivel naţional, european şi internaţional.

Servicii de asistenţă:
• obţinerea de fonduri în cadrul unor programe naţionale şi internaţionale;
• identificarea partenerilor din mediul universitar şi de cercetare;
• asigurarea accesului la baze de date specializate;
• informare cu privire la priorităţile naţionale, regionale şi locale.

Acţiuni:
- Organizarea unui colectiv specializat pentru înfiinţarea Centrului şi convenirea unui program comun de activitate, cu asigurarea condiţiilor optime de comunicare şi coordonare între membrii acestuia;
- Organizarea a 2 întâlniri ale colectivului, în scopul dezbaterii şi convenirii, între parteneri, asupra variantei finale de funcţionare a Centrului ce va fi supusă aprobării partenerilor;
- Amenajarea în regie proprie a unor incinte deja existente în Timişoara şi în Pancevo/Alibunar, proprietate ale partenerilor de proiect, în vederea asigurării desfăşurării activităţii de hosting;
- Dotarea incintelor amenajate pentru hosting cu echipamentele achiziţionate în cadrul activităţii nr. 5; în Timişoara, Centrul timişorean va funcţiona pe strada Diaconu Coresi, nr. 144 iar cel sârb în spaţii ce vor fi puse la dispoziţie de partenerul sârb.
- Vor fi selectate, dintre firmele ai căror manageri au participat la cursul de pregătire desfăşurat în cadrul activităţii nr. 5, un număr de 6 IMM-uri (4 sârbe şi 2 româneşti), care vor fi găzduite în Centru pe o perioadă de 4 luni de zile;
- Asigurarea condiţiilor de deplasare şi a coffee-break-urilor cu ocazia întâlnirilor de lucru.

Cine desfăşoară activitatea:
- Personalul aplicantului roman şi al partenerilor sarbi
- Colectivul de specialişti ai echipei de proiect, în a cărui componenţă vor intra şi asistenţii manager de proiect şi câte un consultant jurist, din partea fiecărui partener

Unde se desfăşoară activitatea:
Activitatea de bază se va desfăşura în Timişoara, în spaţiile deţinute de aplicant, pe strada Diaconu Coresi, nr. 144, iar întâlnirile între membrii colectivului se vor organiza în locaţiile unde se află incintele ce vor fi amenajate pentru hosting.

Durata de desfăşurare a activităţii: 6 luni.

Rezultatele aşteptate şi indicatorii lor de măsurare:
- Regulamentul Centrului Transfrontalier de Hosting şi Sprijin în Afaceri , convenit între partenerii de proiect;
- Hotărâri ale conducerilor organizaţiilor partenere privind aprobarea cadrului juridic de înfiinţare, funcţionare şi susţinere financiară a Centrului Transfrontalier de Hosting;
- “Centru Transfrontalier de Hosting şi Sprijin în Afaceri” dispunând de spaţii pentru 4 firme în Timişoara şi în 4 spaţii (două pentru consultanţă şi două pentru hosting) în Pancevo/Vârşeţ/ Alibunar
- Rapoarte privind rezultatele întâlnirilor organizate de colectivul de specialişti;
- Găzduirea gratuită în Centru pe timp de 4 luni de zile a 6 IMM-uri din zona vizată de proiect;
- 6 contracte de hosting încheiate;
- Memoriile primelor 6 firme găzduite;
- Raport privind rezultatele găzduirii primei serii de 4 + 2 IMM-uri din zona transfrontalieră vizată de proiect, concluziile rezultate şi propunerile inclusiv pentru stabilirea perioadei optime de hosting.
- Raport privind rezultatele găzduirii primei serii de 4 + 2 IMM-uri din zona transfrontalieră vizată de proiect, concluziile rezultate şi propunerile inclusiv pentru stabilirea perioadei optime de hosting.